Comment bien utiliser les fichiers partagés

Alors qu'il est très facile de connecter deux classeurs dans Excel qui se trouvent sur votre disque dur ou sur un lecteur réseau, la seule façon de connecter deux Google Sheets est d'utiliser la fonction IMPORTRANGE.

Les fichiers partagés c’est super !

Mais quand quelqu’un casse tout en manipulant ça devient vite l’enfer 😱

Voici une astuce pour bénéficier des avantages du travail collaboratif en éliminant les risques d’erreur ! 👇

Pourquoi utiliser Google Sheet pour travailler sur des fichiers partagés ?

✨ GoogleSheet présente le super avantage de permettre la collaboration en temps réel dans la feuille de données. ✨

Par exemple un fichier de suivi de commandes clients en temps réel sur lesquels Marketeurs, commerciaux et Finance peuvent avoir accès 🧑‍🤝‍🧑

Ainsi toutes les équipes ont le même référentiel de données, mutualisent leur travail et gagnent du temps à la fois dans la communication et dans la communication.

Chez l'agence de Marketing digital JVWEB par exemple, nous utilisons fréquemment comme espace de travail collaboratif entre cellules de consultants ou comme interface d'échange avec nos clients.

🤯 Pratique mais :

❌ Les filtres cassent l’affichage pour tout le monde.

❌ Les rapprochements de données en RecherchveV et les Tableaux Croisés Dynamiques alourdissent l’ensemble du classeur

❌ Les mises en forme polluent la visualisation de toutes les équipes.

😵 Ça sert à quoi un fichier partagé si on peut pas utiliser touts les fonctions du tableur sans gêner les autres utilisateurs ?

🤓 La solution ?

Copier un fichier Partagé

Créer une copie dynamique de ce fichier pour votre usage perso conservant la synchronisation en temps réel mais sans toucher au fichier original !

Ainsi vous pouvez :

✔️ #Manipuler les données

✔️ Les #enrichir

✔️ Les mettre en #forme

Sans gêner !

🧐 Comment ?

Vous souhaitez importer les données de fichiers Google Sheets partagés dans un tableau Google Sheet perso pour travailler dessus ?

Vous pouvez le faire facilement en utilisant la fonction =IMPORTRANGE() dans Google Sheets.

La fonction Google =IMPORTRANGE()

Google Sheets propose la fonction =ImportRange

Comment utiliser Google Import Range :

Commencez par créer votre nouvelle SpreadSheet perso.

Puis : en A1 vous tapez la fonction =ImportRange ; il faut alors entrer les paramètres suivants :

1- Vous déclarez le fichier partagé en premier paramètre

2- Vous déclarez la plage de données à synchroniser en second paramètre (en cas de doute prenez toute la feuille originale).

Google Import Range

Et c'est fini !

Sur votre Nouvelle spreadsheet vous aurez les données mises à jour en live, tout en conservant vos modifications perso mais que pour vous (RechecheV; tableaux croisés dynamiques, mise en formes, filtres, colonnes additionnelles avec champs calculés, etc...)

Astuces pour la fonctionnalité Google ImportRange

Si vous importez les données de plusieurs feuilles Google Sheet dans votre classeur personnel, cela peut vite devenir confus.
Une bonne pratique consiste à nommer précisément des plages de données dans la feuille source pour s'y retrouver et être certain de la plage que l'on va importer.

Par exemple, au lieu de 'SEISO'!A2:B10, vous pouvez utiliser 'SEISO'!Data'.

Partagez cette charte de nommage avec l'ensemble des équipes pour que chacun puisse facilement synchroniser une partie des données mutualisées !

Si le document partagé source a vocation a être modifié ou enrichi dans le temps (typiquement votre fichier de statistiques de ventes), au lieu d'extraire une plage spécifique, pensez à bien extraire la colonne entière et même dans le doute l'intégralité de la feuille.

Par exemple, au lieu de 'Abonnements SEISO'!A2:B10, utilisez 'Abonnements SEISO'!A:ZZ. Les données seront extraites de l'ensemble des colonnes sur toute la feuille. Si des données sont ajoutées au document source partagé,  elles seront automatiquement mises à jour dans votre Google Sheet perso de destination.

Chez SEISO et JVWEB on utilise à fond cette fonction pour renforcer les interactions sans se marcher sur les pieds !

Détails et documentation complète sur la fonction IMPORT RANGE dans Google Sheets : Aide officielle Google

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